Vous perdez trop de temps au travail ? Posez-vous ces 4 questions.
Je n’ai pas encore rencontré la femme active qui refuserait de disposer de plus de temps.
Vous, aussi, courez après le temps ?
Des dossiers s’empilent sur votre bureau. Les emails affluent. A peine avez-vous raccroché avec la nounou, que deux clients vous sollicitent alors que vous essayez de finaliser un projet à livrer demain ?
Vous êtes vraiment débordée, de partout.
Si vous vous trouvez souvent dans cette situation, voici 4 questions à vous poser pour être plus productive sans dépenser davantage d’énergie.
1- Avez-vous trop à faire ?
Consultez la liste de choses que vous aviez à faire hier. Il y a-t-il un grand gap entre ce que vous aviez prévu et ce qui a été effectivement réalisé ?
Si vous avez une to-do list à rallonge, la réponse est oui.
Prenez un moment pour faire l’inventaire de toutes les tâches que vous effectuez généralement dans une journée. Soyez le plus exhaustif possible. Certaines sont-elles répétitives ? Certaines peuvent elles être simplifiées ? D’autres, même si vous les faites tout le temps, sont-elles au fond inutiles ?
Oui il se peut que vous réalisiez que votre temps, la ressource la plus rare dont vous disposiez, soit occupé par des activités inutiles. Supprimez une partie de ces activités. Quittez Facebook pendant 2 heures, privez-vous de certaines applications tant que vous n’aurez pas terminé les tâches prioritaires qui méritent toute votre concentration. Déclinez certains engagements. Veillez à remplir votre agenda avec des activités importantes pour vous.
Maintenant regardez à nouveau votre liste : combien de ces tâches pouvez-vous raisonnablement faire aujourd’hui ?
Seules 3 ou 4 tâches qui doivent absolument être faites aujourd’hui doivent y figurer. J’insiste sur le terme “absolument”.
“ Il n’y a rien de plus inutile que de faire de manière efficiente ce qui ne devrait pas être fait du tout “
Peter F. Drucker
2- Evaluez-vous correctement la durée d’une tâche ?
Il se peut que ce soit tout simplement cela : vous êtes beaucoup trop optimiste dans vos estimations. Vous vous rappelez la a dernière fois que vous avez prévu 1 heure pour boucler la rédaction d’un compte rendu ? Vous êtes restée 4 heures entières devant votre ordinateur pour produire un texte potable. Et le lendemain, vous avez consacré 30 minutes supplémentaires à sa relecture.
Estimer correctement le temps de travail peut être un vrai challenge. Souvent, nous sous-estimons nos objectifs à court et nous sur-estimons nos objectifs à long terme.
Pour faire des prévisions plus réalistes, commencez par évaluer le temps que vous passez sur les taches récurrentes. Les applications de time tracking sont très utiles pour y arriver :
NB : L’application utilisée pour cette simulation est Wuda Time
Cela vous donne vraiment du recul sur votre travail.
Vous serez surprise du temps passé sur certaines tâches qui vous semblent pourtant très familières. Vous vous rendrez aussi compte que les tâches programmées sur 2 jours demandent en réalité 4 jours ou une semaine complète de travail.
Cet exercice a pour avantage de mieux évaluer votre charge de travail et d’aboutir à un emploi du temps plus raisonnable et moins frustrant.
3- Avez-vous la bonne approche ?
Si vous ne savez pas clairement ce que vous voulez, vous aurez du mal à définir les actions qui en découlent. Chaque matin, vous aurez tendance à foncer dans le ‘tas’.
Je vous conseille vivement de bloquer une heure dans votre agenda pour planifier la manière dont vous allez passer la semaine. Vous pouvez le faire le dimanche soir ou le lundi matin, selon votre préférence, cet exercice vous donnera une structure et une direction. Vous envisagerez tout de suite vos objectifs de manière plus réaliste et précise.
Aussi planifier des plages horaires vides.
Il n’est pas possible de tout prévoir, il y aura toujours des imprévus. Ces plages d’horaires vous permettront de garder la flexibilité dont vous avez justement besoin pour gérer les aléas qui surgissent pendant la semaine.
Elles peuvent aussi être consacrées à vous, relaxez-vous entre deux réunions avec vos clients, profitez du moment présent.
Je vous suggère d’ailleurs d’espacer vos activités sur votre calendrier de 15 à 30 minutes afin d’éviter cette sensation de toujours courir après le temps.
“ Ce n’est pas suffisant d’être occupé, même les fourmis le sont. La question c’est à quoi sommes-nous occupés ? “
Henry David Thoreau
4- Utilisez-vous le bon outil ?
De quoi avez-vous impérativement besoin pour être efficace dans votre travail ? La réponse à cette question pourrait bien vous libérer l’esprit.
Nous ne portons pas toujours assez d’attention à la qualité de notre matériel. Un ordinateur très lent peut vous compliquer une journée de travail et vous empêcher de finir à temps l’offre que vous voulez proposer à votre plus gros client.
Si vous êtes une psychologue qui exerce son activité en ligne, pour une gestion fluide de vos rendez-vous : vous aurez besoin d’un logiciel qui assure la programmation des séances et le rappel automatique au client avant la séance. Cela vous évitera bien des manipulations et synchronisera les informations de votre téléphone et de votre ordinateur. Si vous êtes bloggueuse culinaire : vous aurez besoin d’un bon logiciel de retouches photos et de bons pluggins pour présenter vos recettes de façon originale et optimiser l’ergonomie de votre blog.
Vous l’aurez compris, avoir le bon outil de travail, celui qui est bien entendu adapté à votre secteur d’activité, vous permettra de travailler beaucoup mieux.
Conclusion
Vous avez beaucoup à faire, c’est vrai.
C’est précisément pour cette raison que vous devez aller à l’essentiel et donnez la priorité à ce qui compte.
Il est important de séparer le moment où on organise son travail de celui où on l’exécute.
Chaque semaine, prenez un moment pour faire le point sur les activités et les projets sur lesquels vous allez focaliser votre énergie. Chaque matin, commencer votre journée par définir les 3 actions essentielles que vous devez absolument faire.
Etre productive toute la journée sans se sentir pressée par le temps, c’est possible mais avec des pauses et un rythme qui nous correspond. Prenez donc du recul pour vous relaxer ou envisager vos projets du moment sous un angle différent et, pourquoi pas, leur apporter un nouveau souffle.
